培養自己的臨場反應
會議中，突然點到你的名字，請你發表意見及看法，面對突如其來的提問，腦中一片空白嗎？
這邊提供三個小方法讓大家參考
1. 找出規律
這個會議是否為常態性會議？
開會的目的是什麼？
會有哪些人參加？
參加者的角色會在意什麼？
他們是否提及兩次以上相同問題？
找出規律，並提前準備資料，能有效幫助你應付隨機提問。
2. 沈默三秒，先給結論再補述
緊張的情緒往往在你開口的當下表露無疑，當你被點名時，這三秒用於讓自己冷靜下來並組織內容。此時，你講話的速度可以放慢，先給出一個結論，再對這個結論進行補充說明。
補述的方式能讓自己不偏題，展現自己的準備及回答邏輯。
3. 覆述並表示贊同
最後一個是當你真的沒想法（或恍神）的時候用～重複前個人或簡報內容，並表示自己同意，沒有什麼想要補充的。
會議時是最適合表達及表現自己的時候！也最看大家臨場反應的能力。
事前的準備+反覆的訓練+結束後反思及調整，這個過程能幫助大家更自信及靈活的做出回應！
如何在會議中紀錄到重點？
1. 事前準備會議紀錄
如果是你負責召開會議，那麼請一定要提早準備議程，列出背景資訊（數據、圖片、其他參考資料）跟需要被解決的事項。
2. 邊分享文件、邊打紀錄
因為你已經提前把大方向抓好了，若順利的話，大家通常會按照你列出的項目依序討論，做紀錄的你，可以分享畫面（會議室投影或是APP分享螢幕）他們邊說你邊寫，釐清雙方溝通是否有落差？
尤其是和國外客戶開會，蠻常發生一個訊息各自解讀的狀況！當我打錯時，客人還會直接告訴我怎麼寫，有夠省事！
3. 再次核對正確性
會議結束前，請一一帶著大家一條條看過結論，順便問下其他與會者是否還有其他需要補充說明？沒有的話結束會議後，整理一下格式，15分鐘內一定可以發出會議紀錄，留底保護雙方。
會議馬拉松🏃跑完後，腦袋一定會一陣混亂，可能太多too do list會突然冒出來。
但只要依據以上三點，你不用怕會有地方遺漏，因為你的內容是雙方都同意了。
商業郵件要注意⚠
1. 收件人姓名是否正確
2. 如果可以用I或We就不要用You
3. 不要隨便縮寫，例ASAP或專業術語簡寫
4. 有時間壓力請放上deadline
另外補充我自己會看的細節
1. 文字大小、格式需統一
2. 標點符號用對（不要一直！）
3. 討論主題不同請分段
4. 附件的名稱註明清楚（不要亂碼）
5. 結尾一定要問候或祝福
6. 送出前檢查附件📎內容
一封好的郵件是能夠言簡意賅的講述重點，從郵件的內容就可以看得出來一個人細不細心，但在學期間真的沒什麼課程教學寫出專業郵件，都是靠自己爬文、參考國外客戶的寫法慢慢練習的～
郵件控管邏輯
平常已經有很多事要忙了，如果又收到臨時增加的「急件」要處理。
這時候要如何確保自己有效追蹤，不遺漏？
郵件的控管就顯得十分重要，來分享我自己的小技巧！
1. 收件夾只留要處理的東西❗️
這點超級超級超級重要（說三次），請把重複主旨、不相關的、已結案的通通歸檔！
2. 內部人員設定規則🔃
直接透過規則歸檔內部人員的郵件，大部分都是被CC，若是需要你處理的再拉到收件夾。
3. 善用標籤🏷️
收件夾的信處理到什麼樣的程度，都可以用有顏色的標籤註記，避免重複花時間閱讀。（例如：客人未回、交期未回、內部未確認等等）
利用本身信箱的功能，搭配個人習慣，我敢說這樣漏信的機率真的微乎其微，更能增加效率！
自曝其短，反而能拉近距離
當到了一個陌生環境時，給別人一個「幫助你」的機會反而能拉近彼此的距離。
舉例：
1. 到職新公司
可以透過發問想了解環境、系統、作業流程，來開啟和新同事的互動。
2. 拜訪客戶、看展覽時
說明自己不懂，請教對方關於他們公司的技術、專業知識，從學習開始延伸話題。
比起一上來就侃侃而談自己的目的，透過請教的過程，讓對方覺得擁有主控權，反而會讓他對你沒有戒心，更有機會展開更多交流，建立更好的關係。
增加說話的說服力
這篇給想要增進說話專業感的朋友！
之前聽過一個案例：
HR面試一位中階主管，但最後因為對方的語氣聽起來太「稚嫩」而選擇不錄取的狀況。
讓我思考：所以哪種語氣聽起來值得信賴呢？
1. 中低音說話
有沒有發現正式場合的司儀都是用較低沉的聲音說話？（如一月的總統當選記者會、金鐘、金馬頒獎典禮）大部分TED Talks的演講者，也都是以沈穩的語氣來傳達核心理念。因此中低音常被與專業連結。
2. 語尾向下
說話口吻也影響到形象表現。例如服務業通常語尾上揚：您好，很高興為您服務！和小朋友跟寵物講話的語尾也是上揚的：小寶貝，你今天有沒有乖乖的呀？語尾上揚會帶給他人親切感，但語尾向下，會讓人有堅定的感覺，如新聞播報：歡迎收看今天的整點新聞。
3. 精簡收尾
台灣人很喜歡打字完加上～因為以現實層面拉長尾音會有口氣較佳、親切的感覺。但如果你跟主管彙報及上台簡報時用波浪的尾音講話跟用鏗鏘有力的句點來陳述，哪種比較有說服力呢？
如何成為稱職職場人？
1. 多傾聽，少說話，開口即一語中的
在溝通時，尊重他人的觀點，並有耐心傾聽，不插話也不隨意評斷。待對方結束說明時，才根據自己整理過的內容，與之討論。
2.提出建設性意見
遇到問題時，依據實際狀況，提出可以執行的具體建議。真的非常不喜歡那種只出一張嘴，盡出餿主意自己又不願意去做的成員。
3.分享知識和經驗
學會合作共贏，不要總試圖獨霸成果，在分享知識及經驗時，除了可以展現自己的掌握度，更能將學習成果組織並深化下去。
4.樂於認同別人
當同事有好的想法或成果時，樂於展現認同和讚賞。每個人都會欣賞認同自己的人，這樣做不但能建立良好的關係更能促進交流。
5.良好的情緒管理
在面對壓力或挫折時，若能學會控制情緒並以冷靜和積極的方式應對困難，更能顯示自己的高EQ及壓力耐受度。
6.帶著方案問問題
提出問題時，同時提供一個或多個可能的解決方案，此做法有助於加速決策過程，並表現出自己對問題的理解和參與度。
如何讓別人精準回覆訊息？
1. 創造不得不的情境（你若沒回我就發出去囉）
2. 只留下關鍵問題（前情提要於口頭說明）
3. 讓對方容易回覆（是非題好於開放性問題）
4. 給出時間壓力（希望什麼時間點收到回覆）
工作上的斷捨離
1. 不要的檔案/信件要不歸檔要不刪掉
2. 不浪費時間爭論已有決議的事
3. 學會拒絕不屬於你的工作
4. 避免不喜歡且無效社交活動
5. 離開有毒的環境跟文化
10個給職場人的職涯成長建議
(from Nate Schloesser)
1.成長是自己的責任
－沒人應該比你自己更關心自己的職涯
2.接受建設性糾正是為了讓自己更好
－建設性批評是專業發展的催化劑
3.制定更高目標前先掌握當前角色
－勿好高騖遠，先將本分做好
4.投資於持續學習
－在快速發展的世界中，自滿是你的敵人
5.積極主動而非等待
－等待機會降臨肯定會導致停滯不前
6.組織內外部連結
－你的人際網絡就是你的淨資產
7.培養適應能力
－像水一樣保持自由開放
8.情商很重要
－智商可能會讓你被錄用，但情商會帶你走更遠
9.讓自己變得不可或缺而非不可取代
－讓別人感慨得到你的缺席而非成為阻礙
10.知道自己何時該棄牌
如果平行單位很愛跳過你找你主管下決策…
最近學到一招，現學現賣後，超爆有用！
步驟一：和同事意見分歧（吵架）
步驟二：告一段落當下，馬上找主管
步驟三：告訴主管前因後果，對方可能等等就會來找你，你不需要幫我說話，只需要在結束你跟他的談話時說：「好啦，我知道了，但這件事你還是要找Phyllis處理。」
就這樣，一次兩次三次，對方會知道不管怎樣最後還是要跟你狹路相逢，你猜他之後會怎麼做🤗
找資料的速度也是種專業的展現
分享我在上班閒暇之虞會做的準備
- 把客戶開出的product spec全部讀一次
- 把開會聽到不懂的關鍵字查一遍
- 把郵件確實分類歸檔
- 把工作進度紀錄完整
每當客戶/主管一問，就算不太確定正不正確，我還是能在極短時間內翻出資料回覆，展現自己的準備與專業度～
職場新人10個討喜守則:
1.帶著方案問問題
2.主動回報工作進度
3.定期跟主管/mentor對齊目標
4.找到對的人請教
5.能區分事情輕重緩急
6.懂時間管理，準時或提前提交成果
7.細心檢查工作成果，降低錯誤率
8.靈活應對變化，適應力強
9.隨時記錄工作重點與會議紀錄
10.保持開放心態，接受新觀點與挑戰
職場中最容易有trouble的心態「預設對方知道」
1. 以為主管知道你的工作進度，都不主動回報
2. 發了mail，就覺得對方會看、會回覆你的需求
3. 通知要開會，預期大家時間到了就會出現
4. 客戶沒回應，就以為他默認接受報價或方案
5. 覺得新人會自己看文件就學會流程，不需要再講一次
6. 同事說「OK啊」就以為他真的沒問題，沒進一步確認細節
7. 任務分配時沒有清楚標註誰負責什麼，群發給大家
職場上，最忌諱的就是『以為』
不要覺得大家都跟你一樣認真負責
Deadline到了發現根本沒有進度
與其預設，不如確認🙂
我的向上管理技巧
1. 定期週五更新工作進度
2. 交辦必問需呈現「什麼成果」「完成時間」
3. 只會提前完成，絕不遲交，有困難也會提早告知
4. 出狀況，第一時間知會並詳述自己會如何處理
5. 時常核對方向的一致性
6. 不給他任何''驚嚇''
7. 不當總是報告壞消息的人
8. 了解他主管的風格，必要時可以幫他打好草稿
跟我唸一句：管理期待，確保align
多工處理小技巧
從業至今已經非常習慣同時需要處理一堆客戶或案子。
許多需求同時湧入時，可能需要花很多時間過濾、整理，甚至有可能落東落西，顯得很不專業！
郵件控管:
- 待處理項目留在收件夾；需要請其他人做事的放在寄件備份
- 客戶、主管郵件一律先進收件夾，看完確定不需處理後再歸檔
- 不常往來的內外部sender，請設規則直接歸檔，有需要追蹤再拉到收件夾
- 每天早上都先分類郵件再開始做事
Tracking list:
把重要的主題進度放上，隨手更新！
我自己習慣使用OneNote（都使用office系統居多)，版面很自由可以隨意移動還可以手寫、放圖，每周五給主管的工作周報，也是從這邊整理～