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Phyllis

Phyllis｜國外業務日常

培養自己的臨場反應會議中，突然點到你的名字，請你發表意見及看法，面對突如其來的提問，腦中一片空白嗎？這邊提供三個小方法讓大家參考1. 找出規律這個會議是否為常態性會議？開會的目的是什麼？會有哪些人參加？參加者的角色會在意什麼？他們是否提及兩次以上相同問題？找出規律，並提前準備資料，能有效幫助你應付隨機提問。2. 沈默三秒，先給結論再補述緊張的情緒往往在你開口的當下表露無疑，當你被點名時，這三秒用於讓自己冷靜下來並組織內容。此時，你講話的速度可以放慢，先給出一個結論，再對這個結論進行補充說明。補述的方式能讓自己不偏題，展現自己的準備及回答邏輯。3. 覆述並表示贊同最後一個是當你真的沒想法（或恍神）的時候用～重複前個人或簡報內容，並表示自己同意，沒有什麼想要補充的。會議時是最適合表達及表現自己的時候！也最看大家臨場反應的能力。事前的準備+反覆的訓練+結束後反思及調整，這個過程能幫助大家更自信及靈活的做出回應！

自曝其短，反而能拉近距離當到了一個陌生環境時，給別人一個「幫助你」的機會反而能拉近彼此的距離。舉例：1. 到職新公司可以透過發問想了解環境、系統、作業流程，來開啟和新同事的互動。2. 拜訪客戶、看展覽時說明自己不懂，請教對方關於他們公司的技術、專業知識，從學習開始延伸話題。比起一上來就侃侃而談自己的目的，透過請教的過程，讓對方覺得擁有主控權，反而會讓他對你沒有戒心，更有機會展開更多交流，建立更好的關係。

找資料的速度也是種專業的展現分享我在上班閒暇之虞會做的準備<ul><li style="text-align:left">把客戶開出的product spec全部讀一次</li><li style="text-align:left">把開會聽到不懂的關鍵字查一遍</li><li style="text-align:left">把郵件確實分類歸檔</li><li style="text-align:left">把工作進度紀錄完整</li></ul>每當客戶/主管一問，就算不太確定正不正確，我還是能在極短時間內翻出資料回覆，展現自己的準備與專業度～

10個給職場人的職涯成長建議(from <a href="https://uxmag.com/articles/10-essential-lessons-for-career-growth">Nate Schloesser</a>)1.成長是自己的責任－沒人應該比你自己更關心自己的職涯2.接受建設性糾正是為了讓自己更好－建設性批評是專業發展的催化劑3.制定更高目標前先掌握當前角色－勿好高騖遠，先將本分做好4.投資於持續學習－在快速發展的世界中，自滿是你的敵人5.積極主動而非等待－等待機會降臨肯定會導致停滯不前6.組織內外部連結－你的人際網絡就是你的淨資產7.培養適應能力－像水一樣保持自由開放8.情商很重要－智商可能會讓你被錄用，但情商會帶你走更遠9.讓自己變得不可或缺而非不可取代－讓別人感慨得到你的缺席而非成為阻礙10.知道自己何時該棄牌－懂得設定停損點並勇於做出決策<a href="https://uxmag.com/articles/10-essential-lessons-for-career-growth"></a>

我的向上管理技巧1. 定期週五更新工作進度2. 交辦必問需呈現「什麼成果」「完成時間」3. 只會提前完成，絕不遲交，有困難也會提早告知4. 出狀況，第一時間知會並詳述自己會如何處理5. 時常核對方向的一致性6. 不給他任何&#39;&#39;驚嚇&#39;&#39;7. 不當總是報告壞消息的人8. 了解他主管的風格，必要時可以幫他打好草稿跟我唸一句：管理期待，確保align

增加說話的說服力這篇給想要增進說話專業感的朋友！之前聽過一個案例：HR面試一位中階主管，但最後因為對方的語氣聽起來太「稚嫩」而選擇不錄取的狀況。讓我思考：所以哪種語氣聽起來值得信賴呢？1. 中低音說話有沒有發現正式場合的司儀都是用較低沉的聲音說話？（如一月的總統當選記者會、金鐘、金馬頒獎典禮）大部分TED Talks的演講者，也都是以沈穩的語氣來傳達核心理念。因此中低音常被與專業連結。2. 語尾向下說話口吻也影響到形象表現。例如服務業通常語尾上揚：您好，很高興為您服務！和小朋友跟寵物講話的語尾也是上揚的：小寶貝，你今天有沒有乖乖的呀？語尾上揚會帶給他人親切感，但語尾向下，會讓人有堅定的感覺，如新聞播報：歡迎收看今天的整點新聞。3. 精簡收尾台灣人很喜歡打字完加上～因為以現實層面拉長尾音會有口氣較佳、親切的感覺。但如果你跟主管彙報及上台簡報時用波浪的尾音講話跟用鏗鏘有力的句點來陳述，哪種比較有說服力呢？

如何成為稱職職場人？1. 多傾聽，少說話，開口即一語中的在溝通時，尊重他人的觀點，並有耐心傾聽，不插話也不隨意評斷。待對方結束說明時，才根據自己整理過的內容，與之討論。2.提出建設性意見遇到問題時，依據實際狀況，提出可以執行的具體建議。真的非常不喜歡那種只出一張嘴，盡出餿主意自己又不願意去做的成員。3.分享知識和經驗學會合作共贏，不要總試圖獨霸成果，在分享知識及經驗時，除了可以展現自己的掌握度，更能將學習成果組織並深化下去。4.樂於認同別人當同事有好的想法或成果時，樂於展現認同和讚賞。每個人都會欣賞認同自己的人，這樣做不但能建立良好的關係更能促進交流。5.良好的情緒管理在面對壓力或挫折時，若能學會控制情緒並以冷靜和積極的方式應對困難，更能顯示自己的高EQ及壓力耐受度。6.帶著方案問問題提出問題時，同時提供一個或多個可能的解決方案，此做法有助於加速決策過程，並表現出自己對問題的理解和參與度。

工作上的斷捨離1. 不要的檔案/信件要不歸檔要不刪掉2. 不浪費時間爭論已有決議的事3. 學會拒絕不屬於你的工作4. 避免不喜歡且無效社交活動5. 離開有毒的環境跟文化

郵件控管邏輯平常已經有很多事要忙了，如果又收到臨時增加的「急件」要處理。這時候要如何確保自己有效追蹤，不遺漏？郵件的控管就顯得十分重要，來分享我自己的小技巧！1. 收件夾只留要處理的東西❗️這點超級超級超級重要（說三次），請把重複主旨、不相關的、已結案的通通歸檔！2. 內部人員設定規則🔃直接透過規則歸檔內部人員的郵件，大部分都是被CC，若是需要你處理的再拉到收件夾。3. 善用標籤🏷️收件夾的信處理到什麼樣的程度，都可以用有顏色的標籤註記，避免重複花時間閱讀。（例如：客人未回、交期未回、內部未確認等等）利用本身信箱的功能，搭配個人習慣，我敢說這樣漏信的機率真的微乎其微，更能增加效率！

職場中最容易有trouble的心態「預設對方知道」1. 以為主管知道你的工作進度，都不主動回報2. 發了mail，就覺得對方會看、會回覆你的需求3. 通知要開會，預期大家時間到了就會出現4. 客戶沒回應，就以為他默認接受報價或方案5. 覺得新人會自己看文件就學會流程，不需要再講一次6. 同事說「OK啊」就以為他真的沒問題，沒進一步確認細節7. 任務分配時沒有清楚標註誰負責什麼，群發給大家職場上，最忌諱的就是『以為』不要覺得大家都跟你一樣認真負責Deadline到了發現根本沒有進度與其預設，不如確認🙂

如何在會議中紀錄到重點？1. 事前準備會議紀錄如果是你負責召開會議，那麼請一定要提早準備議程，列出背景資訊（數據、圖片、其他參考資料）跟需要被解決的事項。2. 邊分享文件、邊打紀錄因為你已經提前把大方向抓好了，若順利的話，大家通常會按照你列出的項目依序討論，做紀錄的你，可以分享畫面（會議室投影或是APP分享螢幕）他們邊說你邊寫，釐清雙方溝通是否有落差？尤其是和國外客戶開會，蠻常發生一個訊息各自解讀的狀況！當我打錯時，客人還會直接告訴我怎麼寫，有夠省事！3. 再次核對正確性會議結束前，請一一帶著大家一條條看過結論，順便問下其他與會者是否還有其他需要補充說明？沒有的話結束會議後，整理一下格式，15分鐘內一定可以發出會議紀錄，留底保護雙方。會議馬拉松🏃跑完後，腦袋一定會一陣混亂，可能太多too do list會突然冒出來。但只要依據以上三點，你不用怕會有地方遺漏，因為你的內容是雙方都同意了。

如果平行單位很愛跳過你找你主管下決策…最近學到一招，現學現賣後，超爆有用！步驟一：和同事意見分歧（吵架）步驟二：告一段落當下，馬上找主管步驟三：告訴主管前因後果，對方可能等等就會來找你，你不需要幫我說話，只需要在結束你跟他的談話時說：「好啦，我知道了，但這件事你還是要找Phyllis處理。」就這樣，一次兩次三次，對方會知道不管怎樣最後還是要跟你狹路相逢，你猜他之後會怎麼做🤗

職場新人10個討喜守則:1.帶著方案問問題2.主動回報工作進度3.定期跟主管/mentor對齊目標4.找到對的人請教5.能區分事情輕重緩急6.懂時間管理，準時或提前提交成果7.細心檢查工作成果，降低錯誤率8.靈活應對變化，適應力強9.隨時記錄工作重點與會議紀錄10.保持開放心態，接受新觀點與挑戰

多工處理小技巧從業至今已經非常習慣同時需要處理一堆客戶或案子。許多需求同時湧入時，可能需要花很多時間過濾、整理，甚至有可能落東落西，顯得很不專業！郵件控管:<ul><li style="text-align:left">待處理項目留在收件夾；需要請其他人做事的放在寄件備份</li><li style="text-align:left">客戶、主管郵件一律先進收件夾，看完確定不需處理後再歸檔</li><li style="text-align:left">不常往來的內外部sender，請設規則直接歸檔，有需要追蹤再拉到收件夾</li><li style="text-align:left">每天早上都先分類郵件再開始做事</li></ul>Tracking list:把重要的主題進度放上，隨手更新！我自己習慣使用OneNote（都使用office系統居多)，版面很自由可以隨意移動還可以手寫、放圖，每周五給主管的工作周報，也是從這邊整理～

商業郵件要注意⚠1. 收件人姓名是否正確2. 如果可以用I或We就不要用You3. 不要隨便縮寫，例ASAP或專業術語簡寫 4. 有時間壓力請放上deadline 另外補充我自己會看的細節1. 文字大小、格式需統一2. 標點符號用對（不要一直！）3. 討論主題不同請分段4. 附件的名稱註明清楚（不要亂碼）5. 結尾一定要問候或祝福6. 送出前檢查附件📎內容一封好的郵件是能夠言簡意賅的講述重點，從郵件的內容就可以看得出來一個人細不細心，但在學期間真的沒什麼課程教學寫出專業郵件，都是靠自己爬文、參考國外客戶的寫法慢慢練習的～

如何讓別人精準回覆訊息？1. 創造不得不的情境（你若沒回我就發出去囉）2. 只留下關鍵問題（前情提要於口頭說明）3. 讓對方容易回覆（是非題好於開放性問題）4. 給出時間壓力（希望什麼時間點收到回覆）

職場小技巧

我的職涯小故事～嗨～我是Phyllis！我是私立文組畢業，在轉職為國外業務前是做飯店櫃檯，剛畢業時對飯店業充滿熱情，想要接觸各國旅客、享受飯店集團福利。殊不知現實根本不是這樣新鮮人第一年上班八小時，實際工作四小時，感覺很浪費生命，抱著工作經驗要累積一年的迷思，果斷在在職一年後離職。再來就是跨領域轉職的部分了我包裝過去實習及和各國旅客互動的案例，搭配積極進取的態度+中上的英文能力，順利拿到國外業務的門票！但當時毫無經驗的我，領著很低的薪水做很多的事，在職期間，盡可能的多問多學習，把所有遇到的不順利都當作課程學習，不排斥去接觸不屬於我的工作內容。大範圍的汲取經驗及資源是跨領域者要累積的。就這樣到處撿別人不要的案子，承接沒人想做的任務，一步步在前公司四年的時間，從專員、課長、副理到最終擔任業務經理。也在2023年被網羅至外商原廠擔任美洲區 sales PM，負責各式大廠專案。上份工作機會與獵頭合作，轉職科技業做AI供應鏈之散熱模組產業，擔任業務副理，負責美洲區。現職受到公司邀約，進入系統廠任職於NPI senior sales～

<h2>About me</h2>大家好，我是Phyllis！剛滿29歲，有6年國外業務經歷～擅長將流程書面化、拆解任務、客訴處理。分享業務軟硬實力、無經驗轉職業務技巧。------------------------------------------------------------現職：科技業 系統廠 ODM經歷：科技業 液冷散熱 ODM/OEM美洲+台灣市場Cold plate/manifold/VC/heatsink等產品電子業 電子零組件歐洲、美洲工業市場．白色家電/熱泵/熱水器/工業馬達等產品線．軍用/半導體EUV/工業/汽車/高速傳輸類解決方案------------------------------------------------------------自媒體的歷程從2023年05月發了第一篇Instagram圖文～那時候覺得自己在社群上很少有人寫國外業務相關的內容，自己那時候是主管，平常教學其他業務時，都希望是有系統、有主題的。既然平常已經在做了，那也分享出來給需要的人吧！經營主軸：．Instagram圖文會放比較想深聊、偏知識面的主題．threads會放閒聊型 (?) 內容，上班趣事、小技巧等等．定期舉辦線上講座、線下networking活動

關於我

國外業務的種類與職稱看著求職網站但不懂職務內容嗎？最常見的業務職稱· sales specialist · sales executive · sales representative · insides sales工作內容就是你想的到的回郵件、報價、接單、出貨、追帳等等處理對外的作業，有些可能會跟業助、船務、國貿人員一起分擔，看各公司分工。其中insides sales多指的是業務助理，負責對內的文書處理與溝通。較可能業務兼PM的職稱· account manager· sales engineer 前者負責客戶的一系列專案，只要與該客戶相關，可能案子直接從上游一路接到終端，跟專案經理一樣包山包海，注意這邊的manager不是管理職！後者偏向業務結合產品開發，根據客戶端需求，了解應用、設計產品，屬於進入門檻較高的業務種類，需要一定的技術背景。開發業務· business development· outsides sales顧名思義都是需要頻繁去客戶拜訪、出差、參展來更熟悉市場、替公司了解行情、帶回新商機。非常適合能接受長時間出差、應酬、模糊的上下班界線，但想挑戰高報酬的高企圖心及社牛人士！直接建議內向人千萬不要投這個種類，這很吃社交跟閱讀空氣的能力，如果勉強自己會一直內耗，就算薪酬再高也做不久。以年資為重的職稱· senior sales多指在產業或從事業務工作至少5年up的業務人員，雖然不掛管理職，但薪資package能談的空間非常大。若是門檻進入很高的產業，業務工作2-3年就可以挑戰這個職缺，培養及累積自己的實力也是業務這行不可獲缺的技能！

如何和客人談調漲？對業務來說，和客人談漲價真的是危機嗎？可能是危機，但我們也能化危機為轉機！怎麼做？1. 趁政策還未公佈前先和客人要單（原價） （block order and shipment，增加業績)2. 還未量產的案子，藉由調漲議題詢問進度 （用案件年用量催客戶下單）3. 有機會拿到其他競爭者的案子 （別家的漲幅可能更高，若沒漲幅反而可以跟客人說明會不會對方有‘’很好的利潤‘’）4. 有機會找到決策者 （客戶供應鏈端的key man是誰）無論如何，業務們一定要做足準備1. 國際原物料走勢2. Material price break down3. 雙贏的計畫

價格談判時，先說出「數字」的先贏道理很簡單，就是運用定錨效應，先設下基準！剛開始當業務時都會有個盲點，報價時會希望客戶給我目標價，讓我可以盡快有個參考值，算出來給他。但是難道高於目標價就是貴嗎？那可不一定～現在的我已經學會不管怎樣一定先墊高利潤（當然還是要合理），若客戶有意見，我可以列出價格高的因素，再因為「多次協商」後讓利給你，讓大家賓主盡歡。你覺得你買便宜了，我也賺到合理的利潤了👍🏻

業務種類百百種對業務有興趣，但不知道怎麼選擇嗎？簡單分成以下五類：國外業務之1. B2B業務（客戶為國外企業）2. 經銷商、通路業務（客戶為跨國電商）國內業務之3. B2B業務（客戶為國內企業）4. B2C業務（第一線對消費者）5. 通路業務（客戶為國內銷售管道）—————————————————1. 國外B2B業務· 分區域（歐洲、美洲、亞太等）· 通常待在辦公室· 大量郵件、電話、會議溝通· 窗口多為採購、工程師· 定時出差· 定時參展2. 國外經銷商、通路業務· 分區域（歐洲、美洲、亞太等）· 待在辦公室或出外勤比例看公司· 大量郵件、電話、會議溝通· 以電子零組件為例：窗口多為分銷商sourcer · 以FMCG為例：窗口為跨境電子商務平台· 定時出差3. 國內B2B業務· 台灣各地跑客戶· 通常不在辦公室、開會才進公司· 大量拜訪企業、實地溝通· 窗口多為採購、工程師、品保· 須具備汽、機車駕照· 定時參展4. 國內B2C業務（大家最常接觸）· 直接面對消費者（零售業、百貨業、精品業、保險業、房仲、汽車業務等等）· 跑來跑去或在據點銷售· 獎金制度最為重要的類別5. 國內通路業務· 通常銷售FMCG類商品· 須了解經銷商開發與管理· 連鎖實體通路（Costco, 家樂福, 全聯等）· 國內電商（pchome, momo等）· 待在辦公室或跑業務比重看公司· 規劃檔期、行銷活動

如何從R&amp;D身上獲取資訊一號R&amp;D: title 掛senior 還是PhD• 用請教代替提問• 用資訊引起興趣二號R&amp;D: 剛畢業，進公司沒多久連名片都沒有• 用私訊取代郵件溝通• 用免費協助換取資訊對象不同、策略也就不同，選對方式，業務才能獲取最大的資訊量來做後續規劃。

看產線的小撇步大部分產線都禁止拍照、攝影請用你的👀跟🧠好好觀察思考1.觀察正在生產的產品圖面（客戶+機種）2.機台上的標誌（有無Logo，回去找類似型號）3.產品測試條件跟手法（這只能硬記）4.其他在產線的半成品（若為競品，可談合作）5.多用自己「不懂」想跟您討教的起手勢

你懂如何調整報告細節的timing嗎？有沒有遇過一種狀況：你把你負責的事項，非常明白的把所有進度更新在報告中，準備要跟主管還有團隊開會。結果報告中不斷被主管challenge 到你說不出話嗎？這時候我們可以試試調整+篩選報告的時機~· 把已經有結論的項目擺在前頭· 把預期會有好結果的項目放中間· 如果預期是壞消息先不急著報，待有結論、解決方案或是其他足以cover的好消息時再放上🤣很多人會問：這不是隱瞞事實嗎？但我認為，我們不是要「隱惡揚善」，而是在適當的timing講出合時宜的內容，才是最加分的！

給業務5個超實用AI工具:1. ChatGPT 我的正宮，日常最主要用這個～舉凡蒐集產業資訊、提供創作想法、聊天給情緒價值、翻譯文件…多到講不完，相信他的好，你們都懂～2. Claude 我的備胎，跟正宮功能大同小異，但我最愛用它來練我的英文書信，先打好草稿，丟上去寫修飾文法，他除了會幫你修改之外，還會說明為什麼推薦這樣修正！這是正宮沒有的。另外詢問較廣的話題後，他會根據主題分段自動生成文件，幫助使用者一目了然更清楚架構。3. Gamma 要做pitch但不知道從何處開始嗎？你可以直接輸入需要的頁數、語言、主題，他就會自動化生成精美圖片及內文，之後再根據需求調整即可。4. Otter ai會議記錄小幫手，開線上會議時使用可以即時錄音與轉譯，完成會議筆記與摘要，非常精準～適用各大會議軟體，與客戶開會必用！5. Speak AI 本篇沒有Speak AI贊助～相信大家已經被廣告打好打滿，但還是推薦的原因在於沒有「真人」壓力，想什麼時候用就什麼時候用，還有AI暢聊的功能，適合業務需要鍛鍊small talk的需求。

經銷商營運分析閱讀數字並有效訂定銷售策略1. 了解經銷商的margin 2. 看他們的庫存週轉率3. 服務哪些終端客戶4. 分析銷售產品種類看市場需求5. 擬定銷售策略6. 以過往數據來追單

做業務的大忌1. 業績未達標，還無任何備案2. 把話說死，不懂保留商議權3. 忽略客戶需求，只憑感覺做事4. 未按時完成承諾交付的事項5. 會議缺乏準備，一問三不知6. 不主動跟進項目，還需客戶催促7. 缺乏靈活性，只按規矩行事不知變通8. 不誠實，缺乏透明度隱瞞重要訊息

業務小技巧

如果需要解決問題or單純打賞咖啡錢☕️都非常歡迎～<ul><li>小小疑難雜症，一則文字可以解決的內容，歡迎直接私訊！請務必完整描述你為何問這問題+你需要我什麼樣的協助？我不會回沒禮貌又很模糊的問題。</li><li>若是需要更深入分析個人狀況，並需要我提出完整的建議與分析，希望你能先<a href="https://forms.gle/gRGU3LRZusS4uSpN7">填寫表單</a>，讓我先了解你的問題～</li></ul>如果我的建議對你有幫助，希望能夠得到文字類的回饋～這對我來說也是種肯定🫶🏻

Phyllis

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